Emisión de Documentos Electrónicos a través de Pantalla de Digitación¶
Para comenzar la emisión de un Documento Electrónico a través de la pantalla de Digitación, el usuario debe ingresar al sistema Invoicy y en el menú del lado izquierdo ingresar a la opción “Emitir”, lo que lo llevará al primer paso de digitación en pantalla, donde el usuario seleccionará el tipo de documento que desea emitir, tal como se muestra en la siguiente imagen:
La digitación se divide en tres procesos: primero el usuario seleccionará el tipo de documento que desea emitir, que es el proceso mencionado anteriormente, y luego ingresará Inserción de datos de este documento.
Para facilitar la comprensión, la información de cada documento electrónico se presenta agrupada en bloques. Cuatro grupos son comunes a todos los documentos: Datos generales de la operación, Ítem, Documentos asociados y Datos adicionales. A estos se agregan, según el tipo de documento, los grupos Receptor y Datos de transporte, presentes en la Factura, la Nota de Remisión y las Notas de Crédito y Débito; el grupo Pagos, presente en la Factura y en la Autofactura; y los grupos Datos de la Autofactura y Datos de la transacción, exclusivos de la Autofactura, que no incluye Receptor ni Datos de transporte.
Datos generales de la operación¶
A través de la sección “Datos generales de la operación”, el usuario deberá completar la información correspondiente al DE que desea emitir. Los campos disponibles y obligatorios dependerán del tipo de documento seleccionado.
Al seleccionar el DE, se completarán automáticamente los campos “Tipo de Documento”, “Timbrado”, “Fecha/Hora de emisión”, “Punto de Expedición” y, cuando corresponda, “Moneda de la operación”. También deberán completarse los datos específicos de la operación, como “Tipo de Transacción”, “Impuesto Afectado”, “Indicador de Presencia” y “Motivo de emisión”, según corresponda al documento seleccionado.
En la Nota de Remisión Electrónica, deberán informarse además “Responsable por la Remisión” y “KM Estimados de Recorrido”. La “Serie” se completará automáticamente cuando el cliente la vincule a un Timbrado y comience a emitir con dicha serie. Si se selecciona “Traslado por ventas” sin informar un documento asociado, también deberá completarse la “Fecha Futura de Emisión de la Factura”.
La sección “Opciones Avanzadas” permite complementar la información de la operación. En la Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica, estarán disponibles las opciones “Fecha Fut del traslado de la merc”, “Condición de anticipo”, “Orden de compra”, “Orden de venta” y “Nro de Asiento Contable”. En la Autofactura Electrónica, estarán disponibles “Condición de anticipo”, “Orden de compra”, “Orden de venta” y “Nro de Asiento Contable”.
Receptor¶
En el grupo “Receptor”, disponible para la Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica, Nota de Débito Electrónica y Nota de Remisión Electrónica, el usuario deberá informar los datos del cliente que recibirá el documento, como “Razón Social/Nombre”, “Naturaleza”, “Tipo de Operación”, “Tipo de Contribuyente”, “RUC”, “Dígito Verificador”, “Departamento”, “Distrito” y “Ciudad”, según corresponda.
Al seleccionar “No Contribuyente” en “Naturaleza”, se ocultarán “Tipo de Contribuyente”, “RUC” y “Dígito Verificador”, y se habilitarán “Tipo Documento” y “Número del Documento”. Si se selecciona un país diferente de Paraguay, también se ocultarán “Departamento”, “Distrito” y “Ciudad”.
Mediante la opción de búsqueda, el usuario podrá seleccionar un receptor previamente registrado en “Seleccione el receptor” o utilizar la opción + para registrar uno nuevo. La opción X permite eliminar la información completada.
Al registrar un nuevo receptor, deberá completar los campos requeridos y seleccionar “Guardar”. Luego, deberá seleccionarlo en “Seleccione el receptor” para vincularlo al documento.
Los datos se completarán automáticamente, excepto “Tipo de Operación”, que deberá ser informado manualmente.
En “Opciones Avanzadas”, el usuario podrá informar opcionalmente “Correo secundarios (separados por ; )”, “Teléfono, Móvil” y “Código Interno”.
Datos de la Autofactura¶
En la Autofactura Electrónica, el usuario deberá informar los datos correspondientes al vendedor, incluyendo “Nombre del Vendedor”, “Naturaleza del Vendedor”, “Documento del Vendedor”, “Número del Documento”, “Departamento”, “Distrito”, “Ciudad” y “Dirección del Vendedor”.
Datos de la transacción¶
En la sección “Datos de la transacción”, disponible para la Autofactura Electrónica, el usuario deberá informar el lugar donde se realizó la operación, completando los campos obligatorios “Lugar de la transacción”, “Departamento”, “Distrito” y “Ciudad”.
Datos de transporte¶
A través del grupo Transporte, disponible para la Nota de Remisión Electrónica, el usuario debe completar los siguientes campos obligatorios, que siempre deberán ser rellenados: “Modalidad de transporte”, “Resp del costo del flete”, “Tipo de transporte” y “Fecha de inicio de traslado”. Este grupo tiene los siguientes campos que se pueden completar opcionalmente, “País de destino”, “Incoterms”, “Nº del manifiesto/cano. de carga” y “Nº del despacho de importación”.
Sin embargo, el grupo "Datos de transporte" tiene otros subgrupos, como "Datos de salida y entrega" y "Datos del conductor y/o agente", que deben cumplimentarse, ya que Datos de transporte es un grupo obligatorio a la hora de emitir este documento.
Al activar el subgrupo "Datos de salida y entrega", el sistema presentará en primer lugar al usuario el grupo "Datos de salida", donde deberá informar los campos obligatorios, los cuales deberán ser llenados siempre que el usuario debe informar, "Dirección del local de salida", "Departamento", "Distrito" y "Ciudad". Los demás campos disponibles, el usuario puede rellenar opcionalmente: "Complemento 1 de dirección salida", "Número de casa", "Teléfono" y "Complemento 2 de dirección salida".
Abajo mismo, también estará disponible el grupo "Datos de entrega", que tiene los siguientes campos obligatorios "Dirección del local de la entrega", "Departamento", "Distrito" y "Ciudad", y los demás campos disponibles, el usuario puede opcionalmente rellenar: "Complemento 1 de dirección entrega", "Número de casa", "Teléfono" y "Complemento 2 de dirección entrega".
Al emitir un documento, el usuario puede ingresar tanto el grupo de "Datos de Salida" como el grupo de "Datos de Entrega", o ingresar ambos juntos. El sistema validará esta información cuando se completen los campos obligatorios. Si alguno de los campos obligatorios de uno de los grupos no se completa, entenderá que sólo un grupo será informado y emitido con la nota.
Al activar el subgrupo “Vehículo traslado de mercaderías”, el sistema mostrará al usuario el grupo "Datos del vehículo de traslado de mercaderías". En este grupo será posible seleccionar un vehículo previamente registrado en la pantalla “Lista de vehículos”.
Al seleccionar el vehículo deseado, los campos del grupo se completarán automáticamente con la información registrada en el vehículo. En caso de ser necesario modificar algún dato, es posible editarlo antes de agregar el vehículo mediante la opción “Agregar”. Es importante destacar que esta modificación no afectará el registro original del vehículo.
Después de agregar el vehículo en la digitación, será posible editarlo o eliminarlo mediante las opciones correspondientes en la línea del vehículo agregado.
Al activar el subgrupo “Datos del chofer y/o agente”, el sistema mostrará en primer lugar el grupo “Datos del transportista”, donde será posible seleccionarlo en el campo “Selección de transportista”. En este campo se desplegarán todos los transportistas registrados en la pantalla “Lista de Transportistas, Choferes y Agentes”.
A continuación, el sistema presenta el grupo “Datos del Chofer”, donde también es posible seleccionarlo en el campo “Selección de Chofer”. En este campo se mostrarán todos los choferes registrados en la pantalla “Lista de Transportistas, Choferes y Agentes”.
Finalmente, el sistema presenta el grupo “Datos del Agente”, donde igualmente se podrá seleccionarlo en el campo “Selección de Agente”, el cual mostrará todos los agentes registrados en la pantalla “Lista de Transportistas, Choferes y Agentes”.
En caso de necesitar modificar alguna información, también será posible hacerlo después de seleccionar y antes de agregar. La información modificada no se verá reflejada en el registro original.
Al emitir un documento con los campos obligatorios del grupo "Datos del Transportista", también se deben llenar los campos obligatorios del grupo "Datos del Chafer", de lo contrario el sistema acusará un error y no permitirá la emisión.
Los detalles de "Transporte" de un documento electrónico estarán disponibles a través de un nuevo menú en los detalles del documento a través de la pantalla Documentos emitidos.
Ítem¶
El grupo Ítem permite registrar los productos y/o servicios asociados al documento electrónico. En todos los documentos son obligatorios los campos "Descripción del producto y/o servicio", "Unidad de medida" y "Cantidad". A estos se suman "Código interno" y "Precio unitario" en la Factura, las Notas de Crédito y Débito y la Autofactura; y, exclusivamente en la Factura y las Notas de Crédito y Débito, "Forma de afectación" y "Tasa IVA". En la Nota de Remisión, el "Código interno" y la "Relevancia de las mercaderías" se completan automáticamente. El sistema también completa determinados valores calculados, como el "Total bruto del ítem".
El usuario tendrá la posibilidad, a través de la lupa disponible junto al campo “Descripción del producto y/o servicio”, de seleccionar un ítem ya registrado a través de la pantalla “Ítems de la Digitación”, o incluso registrar un nuevo ítem a través de esta acción. Usando la opción en X, el usuario podrá eliminar toda la información completada en los campos en la pantalla del Ítem.
Al seleccionar la lupa, el usuario será dirigido a la pantalla “Seleccione el ítem”, que listará los Ítems ya registrados en el sistema Invoicy. De esta forma, el usuario puede buscar un Ítem ya registrado que quiera vincular a su documento, o a través de la opción “Agregar +” marcada en verde, el usuario puede registrar un nuevo Ítem:
Al registrar un nuevo ítem, el usuario deberá completar los campos obligatorios "Descripción del producto o servicio", "Valor unitario", "Unidad de medida" y "Tasa IVA", además de "Forma de afectación" en el caso de la Autofactura. Una vez completada la información, deberá seleccionar "Guardar".
Después de seleccionar un ítem, la información registrada se carga automáticamente en el grupo Ítem y solo resta completar manualmente los campos que correspondan, como "Cantidad". En los documentos que admiten descuentos por ítem, el sistema calcula automáticamente el "Porcentaje de descuento" a partir del campo disponible en cada caso: "Desc. particular del p. unitario por ítem" en la Factura y las Notas de Crédito y Débito, y "Desc. global del p. unitario por ítem" en la Autofactura. En la Nota de Remisión, el campo "Relevancia de las mercaderías" permite seleccionar "Tolerancia de merma" o "Tolerancia de quiebra"; al hacerlo, se habilitan los campos "Cantidad de quiebra o merma" y "Porcentaje de quiebra o merma", que deberán ser completados.
Una vez completados los campos necesarios o seleccionado un ítem previamente registrado, el usuario deberá seleccionar "Agregar" para incluirlo en el documento.
Después de agregarlo, el ítem puede eliminarse mediante la opción X en color rojo o editarse para modificar los campos disponibles, como "Cantidad", "Precio unitario" o "Tasa IVA", según el documento. Realizada cualquier modificación, el usuario debe guardar la información actualizada para que los cambios se apliquen al ítem agregado, como se muestra en la imagen a continuación:
En el grupo "SubTotales y totales", los valores son calculados automáticamente por el sistema a partir de la información registrada en los ítems y no pueden editarse manualmente. Los campos "Total bruto" y "Total general de la operación" se completan en la Factura, las Notas de Crédito y Débito y la Autofactura; en la Factura y las Notas de Crédito y Débito se suma el campo "Subtotal de la operación IVA 10%".
Pagos¶
En la Factura Electrónica y Autofactura Electrónica, a través del grupo Pagos, el usuario tiene acceso a dos tipos de condición de la operación, Contado y Crédito. El sistema permite agregar solo un tipo de condición de operación, si el usuario selecciona una y luego la otra, la última condición seleccionada es la que permanecerá vigente.
Al seleccionar la opción “Contado”, el sistema liberará los campos a llenar que son: “Tipo de pago” que tendrá diferentes opciones a seleccionar como “Billetera Electrónica”, “Cheque” entre otros, “Monto” y “Moneda de la operación”. Dependiendo del tipo de pago informado, el sistema presentará nuevos campos de obligado cumplimiento referentes a la opción seleccionada. Después de completar estos campos, el usuario deberá seleccionar la opción "Agregar" para incluir el pago en el documento:
Al seleccionar la opción “Crédito”, el usuario debe definir cuál será su condición de operación de crédito. Cuando se selecciona la opción “Cuota” es obligatorio informar el campo “Cantidad de coutas”, y cuando se informa la condición “Plazo” es obligatorio informar el campo “Plazo del crédito”.
Para ambas situaciones, tanto “Cuota” como “Plazo”, cuando se rellene el campo “Monto de la entrega inicial”, los campos “Tipo de Pago” y “Monto” serán nuevos campos habilitados en pantalla, pasarán a ser campos obligatorios y será necesario “Agregar” el pago a la sistema, como se muestra en la siguiente imagen:
Si el campo “Monto de la entrega” no está rellenado, estos campos no aparecerán en pantalla, y no será necesario “Agregar” este pago, ya que el sistema identificará que se han rellenado los campos necesarios.
Al hacer clic en la opción de edición (ícono de lápiz), ubicada a la izquierda de la opción de eliminación (“X”) en la fila del pago agregado, será posible modificar cualquier información del pago.
Durante la edición, se habilita la opción “Guardar”, que permite almacenar los cambios realizados.
Documentos associados¶
Al expandir “Tipo de documento asociado”, el sistema permitirá asociar documentos según el tipo de DTE. En la Factura Electrónica, Nota de Remisión Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica, estarán disponibles las opciones “Electrónico” e “Impreso”. En la Autofactura Electrónica, también estará disponible “Constancia Electrónica”.
Al seleccionar “Electrónico”, el usuario deberá completar el campo obligatorio “CDC” (Código de Control del documento) y seleccionar “Agregar” para incluir la información en el documento.
Al seleccionar “Impreso”, el usuario deberá completar los campos obligatorios “Número de timbrado”, “Establecimiento”, “Punto de expedición”, “Número del documento”, “Tipo de documento” y “Fecha de emisión del documento”. Una vez completada la información, deberá seleccionar “Agregar” para incluir el documento asociado.
En la Autofactura Electrónica, al seleccionar “Constancia Electrónica”, el usuario deberá completar el campo obligatorio “Tipo de Constancia”, indicando la constancia que corresponde al documento. Una vez completada la información, deberá seleccionar “Agregar” para incluirla en la autofactura.
Datos Adicionales¶
En los Datos Adicionales, el usuario tendrá la opción de incluir opcionalmente "Información de interés exclusiva para aclaraciones a sus clientes" e "Informaciones de interés al FISCO" al presionar los botones que expande la opción para llenar la información, como se muestra en el siguiente ejemplo:
Visualización de la impresión¶
Después de llenar todos los grupos mencionados anteriormente, el usuario encontrará la opción de “Visualizar Impresión” incluso antes mismo de emitir el documento:
Al seleccionar la opción “Visualizar Impresión”, el usuario será dirigido a una nueva pantalla, con el ejemplo de impresión estândar en “KuDE A4” y, según el tipo de DE, también podrá estar disponible “KuDE A4 v2” o “Cinta de Papel”. En la Nota de Remisión Electrónica y Autofactura Electrónica no estará disponible la opción “Cinta de Papel”.
Emisión y confirmación¶
Luego el usuario realizará el tercer proceso disponible digitando la “Confirmación”, que es la emisión de este documento. Al ejecutar la opción “Emitir”, el usuario será dirigido a la pantalla de “Confirmación”, donde el sistema presentará la devolución de este documento como “Autorizado”.
En esta misma pantalla, a través de algunas opciones disponibles, el usuario tendrá la oportunidad de “Download” el XML de este documento, podrá “Duplicar” y emitir otra nota con la misma información que el documento que acaba de emitir, también tendrá acceso a la opción de “Cancelación”, y podrá iniciar un “Nuevo Documento”:
Cancelación del documento¶
Al seleccionar la opción “Cancelación” de este documento, el sistema abrirá un combo en esta misma pantalla para que el usuario describa el “Motivo del evento”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Luego de llenar este campo con el Motivo del evento, el usuario deberá registrar la cancelación a través de la opción “Enviar”, disponible en pantalla. Tan pronto como el sistema registre el evento, el usuario será notificado en pantalla que el evento fue registrado correctamente.
Rechazo del SIFEN e inutilización¶
En algunas situaciones puede ocurrir un "Rechazo SIFEN"l seleccionar la opción Inutilización, el sistema abrirá un combo en esta misma pantalla para que el usuario describa el Motivo del evento, tal como se muestra en la siguiente imagen: del documento, de esta forma, el sistema presentará un mensaje de error informando cuál fue el rechazo, y el usuario, a través de las opciones disponibles, podrá volver a editar este documento y subsanar el rechazo presentado o poder desactivar este documento:
Al seleccionar la opción "Inutilización", el sistema abrirá un combo en esta misma pantalla para que el usuario describa el "Motivo del evento", tal como se muestra en la siguiente imagen:
Luego de llenar este campo con el Motivo del evento, el usuario deberá registrar la Inutilización a través de la opción “Enviar”, disponible en pantalla. Tan pronto como el sistema registre el evento, el usuario será notificado en pantalla que el evento ha sido registrado, como sigue el ejemplo:
A través del proceso mencionado anteriormente, el usuario podrá emitir un DTE a través de la pantalla de digitación.