Emisión de Autofactura a través de Pantalla de Digitación¶
Para empezar a emitir el documento de Autofactura a través de la pantalla de Digitación, el usuario debe ingresar al sistema Invoicy y en el menú del lado izquierdo ingresar a la opción “Emitir”, lo que lo llevará al primer paso de digitación en pantalla, donde el usuario seleccionará el tipo de documento que desea emitir, tal como se muestra en la siguiente imagen:
La digitación se divide en tres procesos: primero el usuario seleccionará el tipo de documento que desea emitir, que es el proceso mencionado anteriormente, y luego ingresará Inserción de datos de este documento.
La presentación de este proceso para una mejor comprensión, se dividirá en los siguientes grupos: Datos generales de la operación, Datos de la Autofactura, Datos de la transacción, Ítem, Pagos, Documentos asociados y Datos Adicionales, para precisar mejor la información disponible en cada proceso de emisión de la Autofactura.
Datos generales de la operación¶
A través de los Datos generales de la operación, el usuario deberá completar la siguiente información: el “Tipo de Transacción” de este documento y el “Impuesto Afectado”, campos obligatorios, que siempre deberán ser rellenados.
Parte de la información como “Tipo de Documento”, “Timbrado”, “Fecha/Hora” emisión y “Punto de Expedición” serán campos que al seleccionar el documento ya estarán completados al momento de seleccionar el documento, como sigue el ejemplo:
En Opciones Avanzadas, el usuario deberá hacer clic en el botón para agregar las opciones y así completar opcionalmente la siguiente información, “Condición de anticipo”, “Orden de compra”, “Orden de venta” y “Nro de Asiento Contable”, como muestra la imagen a continuación:
Datos de la Autofactura¶
A través del grupo Datos de la Autofactura, el usuario deberá informar los datos del vendedor del documento, como el “Nombre del Vendedor”, la “Naturaleza del Vendedor”, el “Documento del Vendedor”, “Número del Documento”, el “Departamento”, “Distrito”, “Ciudad” y “Dirección del Vendedor”, estos campos son obligatorios:
Datos de la transacción¶
Los datos de la transacción son un grupo donde el usuario le informará dónde se realizó la operación, donde deberá informar los campos obligatorios, los cuales deberán ser llenados siempre, como el “Lugar de la transacción”, “Departamento”, “Distrito” y “Ciudad”.
Ítem¶
El grupo de Ítems detalla todos los ítems vendidos a través de este documento emitido. De esta forma, el usuario deberá informar los siguientes campos, “Descripción del producto y/o servicio”, “Código interno”, “Unidad de medida”, “Cantidad” y “Precio unitario”, campos obligatorios. Algunos campos se calcularán automáticamente y se completarán automáticamente, como el ejemplo del campo “Total Bruto del ítem”: se completará automáticamente y el usuario informará la cantidad y el “Precio Unitario”:
El usuario tendrá la posibilidad, a través de la lupa disponible junto al campo “Descripción del producto y/o servicio”, de seleccionar un ítem ya registrado a través de la pantalla “Ítems de la Digitación”, o incluso registrar un nuevo ítem a través de esta acción. Usando la opción en X, el usuario podrá eliminar toda la información completada en los campos en la pantalla del Ítem.
Al seleccionar la lupa, el usuario será dirigido a la pantalla “Seleccione el ítem”, que listará los Ítems ya registrados en el sistema Invoicy. De esta forma, el usuario puede buscar un Ítem ya registrado que quiera vincular a su documento, o a través de la opción “Agregar +” marcada en verde, el usuario puede registrar un nuevo Ítem:
Al seleccionar esta opción, el usuario será dirigido a la pantalla de registro de “Nuevo Ítem” donde deberá ingresar los siguientes campos obligatorios: “Descripción del producto o servicio”, “Valor Unitario”, “Unidad de Medida”, “Forma de afectación” y “Tasa IVA” luego de llenar todos los campos, es necesario seleccionar la opción “Guardar” para incluir la información en la pantalla “Seleccione el ítem”, como por ejemplo:
Después de registrar un nuevo Ítem, el usuario será dirigido nuevamente a la pantalla "Seleccione el Ítem" donde deberá seleccionar el Ítem que desea vincular a su documento. Al realizar este proceso se llenarán todos los campos con información, solo se deberá llenar manualmente el campo “Cantidad”. Si en alguna situación es necesario rellenar el campo “Desc. global del p. unitario por ítem, al informar este campo, el sistema automáticamente ejecutará el cálculo necesario y llenará el campo “Total de descuento global” en el grupo “Sub Totales y totales”.
Luego, al completar todos los campos necesarios, o elegir un ítem ya registrado, el usuario deberá “Agregar” este ítem a su documento.
Después de agregar un Ítem a su documento, el usuario tiene la opción de eliminar este ítem a través de la opción X en color rojo, y también tiene la opción de editar este mismo producto, en caso de que quiera agregar una “Cantidad” o cambiar lo “Precio unitario”, por lo tanto, realizar algún cambio en el ítem.
Si se realiza alguna modificación usando la opción de editar, el usuario debe guardar la información actualizada en el ítem agregado al documento, como se ilustra en la imagen siguiente:
En la opción “Sub Totales y totales”, el usuario deberá hacer clic en el botón para seguir la otra información disponible en este grupo, ya que los campos de este grupo “Total bruto”, “Total general de la operación” son llenados automáticamente por el sistema, de acuerdo con la información registrada en los ítems, y el usuario no puede editar ninguno de estos campos:
Pagos¶
A través del grupo Pagos, el usuario tiene acceso a dos tipos de condición de la operación, Contado y Crédito. El sistema permite agregar solo un tipo de condición de operación, si el usuario selecciona una y luego la otra, la última condición seleccionada es la que permanecerá vigente.
Al seleccionar la opción “Contado”, el sistema liberará los campos a llenar que son: “Tipo de pago” que tendrá diferentes opciones a seleccionar como “Billetera Electrónica”, “Cheque” entre otros, “Monto” y “Moneda de la operación”. Dependiendo del tipo de pago informado, el sistema presentará nuevos campos de obligado cumplimiento referentes a la opción seleccionada. Después de completar estos campos, el usuario deberá seleccionar la opción “Agregar” para incluir el pago en el documento:
Al seleccionar la opción “Crédito”, el usuario debe definir cuál será su condición de operación de crédito. Cuando se selecciona la opción “Cuota” es obligatorio informar el campo “Cantidad de cuotas”, y cuando se informa la condición “Plazo” es obligatorio informar el campo “Plazo del crédito”.
Para ambas situaciones, tanto “Cuota” como “Plazo”, cuando se rellene el campo “Monto de la entrega inicial”, los campos “Tipo de Pago” y “Monto” serán nuevos campos habilitados en pantalla, pasarán a ser campos obligatorios y será necesario “Agregar” el pago al sistema, como se muestra en la siguiente imagen:
Si el campo “Monto de la entrega” no está rellenado, estos campos no aparecerán en pantalla, y no será necesario “Agregar” este pago, ya que el sistema identificará que se han rellenado los campos necesarios.
Documentos asociados¶
Al expandir la opción “Tipo de documento asociado”, aparecerán algunas opciones para otros documentos que se pueden asociar al documento a emitir como “Constancia Electrónica”, “Electrónico” y “Impreso”. A la hora de emitir una Autofactura, el documento asociado solo será obligatorio informar el documento “Constancia Electrónica“ los demás no necesitan.
Al seleccionar la opción “Constancia Electrónica”, el usuario deberá completar el campo obligatorio “Tipo de Constancia” y informar cuál de la constancia es para este documento. Después de completar este campo, el usuario deberá seleccionar la opción “Agregar” para incluir la información en el documento:
Datos Adicionales¶
En los Datos Adicionales, el usuario tendrá la opción de incluir opcionalmente “Información de interés exclusiva para aclaraciones a sus clientes” y “Informaciones de interés al FISCO” al presionar los botones que expande la opción para llenar la información, como se muestra en el siguiente ejemplo:
Después de llenar todos los grupos mencionados anteriormente, el usuario encontrará la opción de “Visualizar Impresión” incluso antes mismo de emitir el documento:
Al seleccionar la opción “Visualizar Impresión”, el usuario será dirigido a una nueva pantalla, con el ejemplo de impresión estándar en “KuDE A4” (modelo de emisión solicitado por el gobierno), pero también podrá elegir la opción de impresión en “KuDE A4 v2”, si es necesario, como se muestra en la imagen a continuación. La opción “Cinta de papel” no está disponible para este tipo de documento.
Luego el usuario realizará el tercer proceso disponible digitando la “Confirmación”, que es la emisión de este documento. Al ejecutar la opción “Emitir”, el usuario será dirigido a la pantalla de “Confirmación”, donde el sistema presentará la devolución de este documento como “Autorizado”.
En esta misma pantalla, a través de algunas opciones disponibles, el usuario tendrá la oportunidad de realizar el “Download” del XML de este documento, podrá “Duplicar” y emitir otra nota con la misma información que el documento que acaba de emitir, también tendrá acceso a la opción de “Cancelación”, y podrá iniciar un “Nuevo Documento”:
Al seleccionar la opción “Cancelación” de este documento, el sistema abrirá un combo en esta misma pantalla para que el usuario describa el “Motivo del evento”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Luego de llenar este campo con el Motivo del evento, el usuario deberá registrar la cancelación a través de la opción “Enviar”, disponible en pantalla. Tan pronto como el sistema registre el evento, el usuario será notificado en pantalla que el evento fue registrado correctamente.
En algunas situaciones puede ocurrir un “Rechazo SIFEN" y seleccionar la opción Inutilización, el sistema abrirá un combo en esta misma pantalla para que el usuario describa el Motivo del evento, tal como se muestra en la siguiente imagen.Otra opción y cuando el sistema presentará un mensaje de error informando cuál fue el rechazo, y el usuario, a través de las opciones disponibles, podrá volver a editar este documento y subsanar el rechazo presentado o poder desactivar este documento.
Al seleccionar la opción “Inutilización”, el sistema abrirá un combo en esta misma pantalla para que el usuario describa el “Motivo del evento”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Luego de llenar este campo con el Motivo del evento, el usuario deberá registrar la Inutilización a través de la opción “Enviar”, disponible en pantalla. Tan pronto como el sistema registre el evento, el usuario será notificado en pantalla que el evento ha sido registrado, como sigue el ejemplo:
A través del proceso mencionado anteriormente, el usuario podrá emitir una Autofactura a través de la pantalla de digitación.
